AUTEURS

Stefano Bighini
RPA Practice leader
@Bip xTech

Francesco Peducci
RPA senior Expert
@Bip xTech

Massimiliano Guerini
RPA senior Expert
@Bip xTech

Elena Cito
RPA senior Expert
@Bip xTech

Introduction

Plusieurs années se sont écoulées depuis que l’automatisation robotique des processus a fait ses premiers pas. La technologie a évolué et ses applications possibles ne cessent de croître avec l’adoption de nouveaux modèles d’intelligence artificielle, avec l’application du traitement du langage naturel et de la compréhension des documents.

Il fallait trouver un nouveau nom pour décrire ce nouvel univers technologique élargi. C’est ainsi qu’est née l’Hyperautomation ou Intelligence Process Automation.

Bien entendu, cette croissance rapide doit être encadrée et nécessite de se fixer chaque jour de nouveaux défis pour améliorer les résultats déjà obtenus.

Le défi de l’hyperautomatisation

Les grands processus appelés “Quick win”, qui apportent de grands avantages avec une petite dépense, ont été abordés, résolus et automatisés.

Cependant, malgré tout ce qui a déjà été fait, en discutant avec nos clients et en analysant leur façon de travailler, nous sommes toujours entourés de fantastiques possibilités d’automatisation, même si certaines d’entre elles sont moins immédiates ou moins performantes, mais peuvent néanmoins conduire à de grands bénéfices même à court terme, en adoptant une vision globale et une stratégie efficace.

D’autre part, certaines technologies nécessaires à l’automatisation nécessitent des temps d’adoption plus longs et des coûts plus élevés, pour donner des avantages. L’intelligence artificielle et les algorithmes de reconnaissance du langage ne s’improvisent pas.

Et tout cela ne se crée pas de but en blanc ou par osmose, mais doit être structuré, vous devez établir et suivre une feuille de route, conscient que vous devez vous équiper de compétences et d’outils de complexité croissante au fil du temps, pour atteindre une automatisation à 360 degrés.

Aujourd’hui plus que jamais, atteindre l’excellence nécessite de comprendre l’hyperautomatisation en termes de technologie pure et de ses applications possibles, ainsi que de comprendre comment l’intégrer au sein des groupes de travail.”

Quels sont les facteurs de réussite de l’hyperautomatisation ?

L’introduction de l’hyperautomatisation ou simplement de l’automatisation des processus robotiques au sein d’une entreprise peut sembler simple, mais elle peut présenter certains défis qui, s’ils ne sont pas correctement traités, peuvent conduire à un échec total ou partiel de l’initiative.

Les principaux facteurs de réussite sont :

  • Trouvez un sponsor et interagissez avec toutes les unités commerciales de l’entreprise.
    • Le RPA doit être proposé à toutes les divisions
    • La RPA doit apporter des avantages potentiels au plus grand nombre de départements possible.
    • Tous les besoins doivent être pris en considération
  • Implication du département informatique
    • Le département informatique doit connaître le processus RPA et superviser les aspects techniques qui y sont liés.
    • Le respect des critères de sécurité, d’évolutivité, de continuité des activités et d’audit doit être garanti et vérifié, conformément aux normes de l’entreprise.
  • Une gouvernance solide du projet
    • Chaque initiative doit être guidée
    • Les directives doivent être claires et partagées
    • Le processus d’évaluation doit être normalisé et non critique.

Tous ces facteurs ne sont pas faciles à réaliser, c’est pourquoi il est recommandé de créer un centre d’excellence (CE) spécialisé, connaissant bien les activités de l’entreprise et intégré à tous ses départements.

La création d’un centre d’excellence doit être guidée, analysée et mise en œuvre dans le contexte dans lequel il se trouve. Chaque organisation est unique et les particularités ne doivent pas seulement être gérées, mais même valorisées.

La première étape consiste à identifier le modèle de CE qui correspond le mieux à la taille de l’entreprise et à sa structure organisationnelle.

Les modèles du CE

Il existe différents modèles de CE et l’identification de celui qui convient à une organisation spécifique est la première étape d’un parcours réussi. Parmi les scénarios possibles, il peut y avoir des modèles complètement centralisés, ou des situations dans lesquelles le CE délègue des activités aux différents départements ou unités d’affaires de l’entreprise, où les directives sont définies de manière centralisée, jusqu’aux modèles fédérés où chaque unité d’affaires a son propre CE.

Le choix initial peut également être révisé au fil du temps, et l’adoption d’un modèle, tout en s’avérant initialement correcte, peut évoluer en fonction de la maturité acquise et des objectifs fixés.

Quelles que soient sa forme et sa taille, le CE est impliqué dans toute la chaîne opérationnelle des projets d’hyperautomatisation.

Les activités du CE

Quelles que soient la taille et la structure que nous aurons données à notre Centre d’Excellence, il se retrouvera à régir et opérer sur l’ensemble de la chaîne opérationnelle dans le domaine de l’Hyperautomation, en support à l’organisation de l’entreprise. Pour donner un exemple, en fournissant ses outils, ses méthodes de surveillance et sa maintenance aux fonctions informatiques, typiquement responsables de ces tâches, afin qu’elles puissent garantir le bon fonctionnement de toutes les infrastructures.

L’activité fondatrice du CE est de nature stratégique : la définition de modèles et de lignes directrices, qui constituent la base de toutes les activités ultérieures. Si l’adoption du Centre d’Excellence se produit à un stade avancé du processus d’introduction de l’hyperautomatisation, ces lignes directrices retraceront et consolideront les activités déjà réalisées, y compris les leçons apprises.

Le rôle du CE couvre les activités suivantes :

  • définition de la stratégie d’adoption de l’IPA ou du RPA
  • définir le modèle de recherche pour les nouvelles opportunités
  • définir le modèle de calcul des performances
  • sélectionner et définir les outils à adopter et leur configuration
  • soutenir la sélection et la recherche des besoins en matière d’automatisation
  • définir et harmoniser la feuille de route d’adoption
  • contrôler les avantages obtenus de manière continue

Pour ce faire, il est très important de mettre en place une discussion interne non seulement sur les aspects techniques mais aussi sur les aspects organisationnels de la gestion des ressources humaines et des stratégies d’entreprise.

En outre, la présence d’un CE permet d’opérer ce que nous définirons comme l’amélioration et la sélection continues des processus, un cercle vertueux qui, en opérant à la fois sur les processus existants et en mettant à jour et en intégrant les demandes des différentes divisions, conduit à une augmentation continue de l’efficacité de l’entreprise.

Même s’il est bien planifié, le succès d’un programme d’hyperautomatisation ne peut être séparé des résultats et de la qualité de la livraison.

L’analyse détaillée et le développement des processus peuvent résider au sein du CE ou être délégués à des tiers. Dans tous les cas, le rôle du Centre d’excellence reste central et permet d’assurer le succès des projets, en coordonnant à la fois les éléments commerciaux et les éléments techniques de l’entreprise pour poursuivre l’objectif commun. Pendant la phase d’analyse et de mise en œuvre, les utilisateurs finaux du processus doivent toujours être inclus et ce sera la tâche du CE de s’assurer que l’adoption est aussi efficace que possible mais qu’elle s’intègre et s’harmonise avec les autres solutions et/ou avec les lignes directrices définies. L’introduction de solutions “complexes” et non évaluées de manière approfondie, même si elles sont valables d’un point de vue fonctionnel, peut entraîner des difficultés dans la gestion du processus, avec des coûts imprévus de maintenance et de soutien.

Au niveau opérationnel, le suivi et la vérification des résultats permettent de montrer les avantages obtenus des interventions et des investissements réalisés. Cela implique de prévoir à l’avance, lors de la phase de conception, l’adoption d’outils et surtout la définition des valeurs et des KPI à mesurer. L’analyse des résultats permet également d’identifier les évolutions possibles des processus mis en œuvre et d’optimiser les coûts globaux de matériel et de licence.

L’approche Bip pour la création du CdE

Ces dernières années, nous avons vu comment la technologie RPA et son extension à l’hyperautomatisation a atteint un tel niveau de maturité qu’elle sort du cadre des processus tactiques pour devenir elle-même un objet d’adoption stratégique.

Cette évolution doit donc être encadrée et, en vertu des avantages qu’elle procure, de plus en plus d’entreprises entreprennent la construction d’un Centre d’excellence interne, en se tournant vers le BIP pour les aider tout au long du processus d’adoption.

A cette fin, dans le BIP nous avons identifié un parcours, divisé en 4 phases :

  • Inception
  • Définition du modèle
  • Automatisation des processus
  • Gestion du personnel

Inception

Au cours de cette phase, il est essentiel d’identifier toutes les parties prenantes de l’entreprise, d’analyser l’état d’avancement des projets déjà mis en œuvre et des technologies présentes dans l’entreprise afin de définir les rôles et responsabilités clés au sein du centre d’excellence IPA (également en coordination avec d’autres centres d’excellence). Dans cette phase, les critères d’évaluation à utiliser pour déterminer la performance des solutions sont également définis.

Grâce au soutien du PIF, il est possible d’adopter et d’adapter les expériences déjà acquises dans les mêmes domaines fonctionnels ; en outre, la disponibilité de ressources hautement qualifiées permet au CdE d’être pleinement opérationnel dans des délais extrêmement courts.

Définition du modèle

Dans cette phase, avec les acteurs du CdE, il est essentiel de définir les modèles de gestion de la demande, les méthodes de découverte et d’évaluation des nouveaux processus. L’adoption du cadre et du modèle de déploiement issus des meilleures pratiques et de l’expérience du BIP permet de démarrer avec une base solide et déjà testée. Cette base sera adaptée pour qu’elle corresponde parfaitement aux besoins et à l’organisation.

Automatisation des processus

L’objectif du BIP dans cette phase est de soutenir les personnes de contact dans l’application du modèle opérationnel dans les projets d’hyperautomatisation et de soutenir le suivi par l’adoption d’un modèle qui permet le contrôle de chaque phase de conception.

Gestion du personnel

La gestion et la formation des figures techniques ont lieu tout au long de la définition du CdE. Cette phase soutient également les bureaux responsables (typiquement l’organisation et les RH) pour la diffusion correcte du chemin qui est entrepris et qui ne vise pas à réduire les ressources mais à améliorer les processus et à faire grandir les personnes.

Conclusions

Pour adopter efficacement une voie d’hyperautomatisation, ou même simplement l’automatisation des processus robotiques, il ne suffit pas de disposer de la meilleure technologie, mais il faut une gouvernance et une stratégie bien calibrées, qui peuvent différer de celles déjà utilisées dans d’autres domaines. La taille du CE est généralement directement proportionnelle au nombre de projets et à la taille de l’entreprise.

La mise en place d’un centre d’excellence peut être compliquée, mais avec l’aide du bon partenaire, elle peut devenir une histoire à succès. Nous sommes le partenaire idéal pour vous !

Le centre d’excellence xTech de BIP est l’un des plus grands experts en données et en automatisation en Europe, avec des centaines de projets chaque année dans le secteur.

Nous réunissons des experts de l’automatisation des processus robotiques, de l’intelligence artificielle, de l’informatique cognitive et du traitement du langage naturel, de l’exploration des processus et de la stratégie des données en une seule réalité : nous pouvons suivre nos clients de bout en bout avec une équipe unique et intégrée.


Pour demander de plus amples informations sur notre offre de bout en bout ou avoir un entretien avec l’un de nos experts, il suffit d’envoyer un courriel à [email protected] avec pour objet “CoE Hyperautomation”, et vous serez contacté immédiatement.

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