AUTORI

Andrea Taglioni
Director @Bip xTech

Nell’articolo precedente si è parlato di cos’è il Process Mining, quali sono le principali funzionalità degli strumenti, e quali gli utilizzi e i vantaggi.

In estrema sintesi il Process Mining è quell’insieme di strumenti informatici e servizi professionali in grado di raccogliere le tracce lasciate dai processi sui sistemi informativi e ricostruire, graficare, misurare, simulare il processo in tutte le sue varianti di percorrenza.

Abbiamo anche sottolineato che gli strumenti di Process Mining sono utili sia in fase di analisi one shot (BPR, Assessment RPA), ma la loro utilità è ancora superiore per misurare i cambiamenti (anche periodicamente) e soprattutto come strumenti di monitoraggio nel continuo (es. anomaly detection, performance continuous measurement).

Infine abbiamo illustrato come il Process Mining possa trovare un suo importante utilizzo anche in tempi di crisi legata al COVID-19.

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What are the typical Process Mining project phases, what are the typical activities and timeline, which actors are involved?

Cercheremo di dare il punto di vista di Bip Consulting in questo articolo.

Prima di una progettualità, nella fase di Scoping, viene fatta una prima definizione dell’ambito (quanti processi, macro-volumi) in cui si cerca di capire se esistono i requisiti minimi di tracciatura su sistema (esistono i dati? Sono facilmente estraibili? C’è i set minimo di dati abilitante?) e se vi siano già evidenti mal di pancia o sospetti di inefficienze.

Da questo Scoping si comprende se il Process Mining può essere applicato e si definisce una roadmap di implementazione, tempi e costi (ne parleremo più avanti).

Si passa quindi alla fase implementativa; le fasi di una progettualità tipica di Process Mining sono le seguenti:

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  1. Process discovery e assessment dei dati: una prima fase di raffinamento della conoscenza del processo, identificando puntualmente gli attori, gli operatori, i sistemi informativi su cui il processo poggia e i report/log da usare per l’alimentazione, e ottenendo informazioni sui volumi (utili anche alla scelta e al dimensionamento dello strumento informativo e del relativo licensing). In questa fase il Cliente ha evidenza della percentuale di processo effettivamente tracciata a sistema e della porzione di processo “non misurabile”. Gli strumenti di process mining si stanno man mano arricchendo di funzionalità di Task Mining in grado di catturare anche eventi non tracciati dai sistemi ma testimoniati dagli strumenti di produttività individuale (mail, office suite) nel rispetto di leggi e regolamenti di Privacy e Sicurezza (es. GDPR). In questa fase vengono anche fatte le prime considerazioni sulla qualità del dato tracciato.
  2. Preparazione dei dati: una fase di raccolta e ingegnerizzazione dei dati, che comprende anche l’identificazione dei meccanismi strutturati di consolidamento e riconciliazione qualora i dati siano provenienti da più sistemi informativi. In questa fase vengono anche operati dettagliati controlli di qualità sul dato raccolto e viene prodotto il tracciato lavorato alimentante, che viene caricato nello strumento
  3. Analisi di processo e ipotesi di miglioramento: questa è la fase in cui gli analisti di processo, facendo leva sullo strumento, espongono evidenze, documentano, misurano, al fine di esportare tutti gli insight sul processo in essere. Tipicamente questo si concretizza in documentazioni di analisi e dashboard di misurazione realizzate con lo strumento di Process Mining.Sempre in questa fase insieme agli Stakeholder del Cliente vengono definire le azioni migliorative, e aggiornate policy e regolamenti.Tali azioni vengono apportate dal Cliente (con o senza il contributo del consulente) in modo parallelo rispetto al punto 4, e possono durare ore, giorni o mesi a seconda del tipo di modifica sotteso.
  4. Monitoraggio operativo: questa è una fase cruciale di cui spesso viene sottostimata l’importanza. L’azione del Process Mining fino al punto 3 è importante per definire le rotte di ottimizzazione, ma poi cosa succede effettivamente? La tecnologia di Process Mining nasce per essere utilizzata anche come strumento di monitoraggio, discreto (periodico) ma soprattutto continuo (quotidiano, orario o anche near real time).In questa fase di progetto quindi si opera per definire dashboard di KPI, e predisporre la governance per monitorare il processo variato e comprendere se le azioni portano ai cambiamenti desiderati.Nei casi più virtuosi vengono attivate le funzionalità di alerting e si opera un vero e proprio governo delle anomalie man mano che avvengono in logica di anomaly detection o anomaly prevention.

L’interazione con i referenti del cliente avviene tramite una serie di workshop, che vedono coinvolti primariamente i referenti di business (Process Owner / Process Experts e opzionalmente anche Operatori di Processo) lungo tutto il progetto, referenti IT / System Owners soprattutto nella fase di definizione dei flussi e creazione di estrattori, ma anche in fase di installazione dello strumento (se on premises).

Gli strumenti di Process mining sono prevalentemente Cloud based, ma alcuni consentono in caso di richiesta specifica anche l’adozione on premises o su cloud del Cliente.

Una progettualità tipica di Process Mining può durare due / tre mesi per un processo (a seconda della complessità del processo e delle fonti dato), con possibili sinergie e parallelismi per processi multipli, o se lo stesso processo è da analizzare su più Paesi ma la sorgente dei dati è omogenea.

Talvolta i clienti desiderano procedere con un Proof of Concept, in cui si può tastare con mano la potenzialità dello strumento, “accendendolo per la sola durata del pilota”, alimentandolo con estrazioni estemporanee e non integrandolo. In questo caso la tipica durata si aggira intorno alle 5 settimane.

Per quanto riguarda lo strumento invece, le licenze tipicamente sono quotate a canone annuo, per processo o per numerosità di righe/eventi, con possibilità di bundle variegati per accontentare tutte le esigenze.

I ritorni dell’investimento dipendono da processo a processo, anche in base all’efficienza della situazione as-is, e ovviamente dalla modalità d’uso (one shot assessment, monitoraggio periodico, oppure constant monitoring / alerting), ma normalmente sono rapidi (Payback Period in pochi mesi).

Il successo del primo pilota o della prima realizzazione completa, spesso da il via a programmi di scale-up sia di varietà (estensione ad altri processi) sia di geografia (estensione ad altre country per aziende multi-country), che possono essere studiati per massimizzare i parallelismi e le sinergie di giorni uomo impegati (riducendo l’impatto unitario di costi progettuali per processo), e di licenze (andando verso bundle multiprocesso o multi-annualità, tipicamente più scontati).


Se sei interessato a saperne di più sulla nostra offerta o vuoi avere una conversazione con uno dei nostri esperti, invia un’e-mail a [email protected] con “Process Mining” come oggetto, e sarai contattato prontamente.

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