AUTORI

Andrea Taglioni
Director @Bip xTech

Il Process Mining è la tecnologia cardine per avere un insight completo dei processi aziendali, anche in logica comparativa verso una situazione ritenuta ottimale o di riferimento (es. l’assetto ante crisi COVID-19).

Questo articolo è stato scritto nel pieno dell’emergenza COVID-19.

Mai come in questi frangenti il Process Mining è diventato un tema di attualità.

Che cosa sta succedendo ai processi aziendali in regime di smart working? Non è solo un tema di calo di produttività, già calcolabile tramite i KPI che tutte le aziende hanno creato per misurare l’output dei processi, ma è anche un tema di come si sono modificati i processi.

Il Process Mining è la tecnologia cardine per avere un insight completo dei processi aziendali, anche in logica comparativa verso una situazione ritenuta ottimale o di riferimento (es. l’assetto ante crisi).

Con il Process Mining è possibile “vedere graficamente” il flow di processo in tutte le sue varianti di percorrenza, e misurare tempi di esecuzione e attesa, ricicli e performance.

Ma partiamo dall’inizio.

Il Process Mining è una tecnologia di Business Intelligence in grado di ingerire le “tracce” lasciate dai processi sui sistemi informativi e interpretarle ricostruendo il Processo.

Ad esempio, un processo di acquisto su un sistema ERP lascia tracce di eventi come la sottoscrizione di un contratto, la creazione e poi il rilascio di una richiesta d’acquisto, la creazione di un ordine, la sua approvazione, un’entrata merci, la ricezione di una fattura, la sua registrazione, l’ok al pagamento e poi il pagamento stesso.

Gli eventi di un unico processo possono anche abbracciare più sistemi informativi (es. un sito web e un ERP sottostante), sotto forma di log testuali, tabelle transazionali.

E’ vero, parti del processo possono essere “non tracciate”, tuttavia diversi strumenti si stanno attrezzando anche per catturare porzioni di processo gestite con strumenti di produttività individuale.

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requisiti dato per alimentare uno strumento di Process Mining sono minimali, basta avere un record per ogni evento contenente un identificativo dell’istanza di processo, il nome dell’evento (es. Rilascio Ordine), una data-ora di inizio evento (e opzionalmente una data fine evento), e opzionalmente il Team/Risorsa che ha gestito l’evento. Tutti i dati aggiuntivi sono comunque ingeribili e utilizzabili come filtri.

Gli output degli strumenti di Process Mining sono molteplici, in primis:

  • Una vista grafica in cui si mostra il processo nella sua complessità, ed è possibile selezionare il livello di dettaglio nascondendo i percorsi e le attività meno frequenti/impattanti. La vista include per ogni attività e arco le frequenze numeriche e i tempi di attesa/percorrenza
  • La possibilità di esaminare e quantificare le diverse varianti di percorrenza, evidenziando le situazioni virtuose o viziose
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  • L’estrazione automatica di Happy Path (percorso ottimale o più frequente), la comparazione tra più varianti (es. Variante 1 vs. Happy Path), e il disegno automatico del flusso in notazione BMPN o equivalenti, al fine di generare/esportare documentazioni ufficiali (es. su strumenti come ARIS)
  • La visualizazione dei flussi tra team/operatori, e del coinvolgimento dei team nelle diverse attività di processo
  • Dashboard di monitoraggio del processo con grafici, flussi, KPI, gauge
  • Alcuni strumenti hanno anche la capacità di realizzare root cause analysis, e simulazioni what-if

Quali sono quindi i principali utilizzi del Process Mining?

  • Process Discovery (la generazione dei diagrammi e la rilevazione delle varianti di percorrenza)
  • Process Analysis (La misurazione dei volumi, dei punti critici e colli di bottiglia, e dei loro trend storici)
  • Happy path (la determinazione delle varianti di percorrenza ottimali e pericolose)
  • Process Benchmarking (comparazione di esecuzione di processo tra team differenti, o in location differenti o momenti storici differenti, o categorie di prodotti/servizi differenti)
  • Conformance and root causes (aderenza al processo disegnato e spiegazione dei fattori che determinano il maggior scostamento)
  • Anomaly detection (monitoraggio nel continuo di KPI di efficienza e devianza, identificazione casi anomali/critici nel continuo)
  • What-if / simulazione (previsione dell’impatto di cambiamenti come automazione/RPA, variazione risorse, variazione SLA)
  • Evidenziazione di necessità di process reengineering per sanare situazioni di inefficienza o adattarsi a variazioni di requisiti

Il tutto si traduce in vantaggi di maggior consapevolezza e controllo, efficienza ed efficacia, rispetto degli SLA, ottimizzazione.

In Italia e in Europa si è iniziato ad utilizzare il Process Mining per i processi più “tipici” quali Ciclo Passivo, Ciclo Attivo, Logistica, e l’utilizzo si sta man mano allargando ad altri processi quali le Operations (sia in ambito produttivo che in ambito servizi), Marketing/Vendite, e i processi di staff (ad esempio Human Resources).

Gartner (Market Guide for Process Mining) e altri analisti prevedono un raddoppio ogni 2 anni dell’utilizzo nel prossimo quinquennio.

Fin qui abbiamo visto come il Process Mining possa essere utilizzato sia come strumento di analisi e monitoraggio in molteplici settori, sia come strumento pratico di what-if negli assessment per la definizione di roadmap di automazione tramite Robotic Process Automation.

Ma ritorniamo al tema con cui abbiamo aperto questo articolo: come può il Process Mining essere d’aiuto in questi frangenti di crisi mondiale dovuta al COVID-19?

Il Process Mining può aiutare in molti modi: innanzitutto creando veloci analisi comparative delle variazioni sui processi pre crisi vs durante la crisi, evidenziando cali di performance, sforamenti di SLA, andando a esaminare quali categorie di prodotto/servizio e quali serventi (team/location/settori aziendali) causano il degrado di performance.

E lo stesso meccanismo potrà abilitare nel post crisi un attento monitoraggio del percorso di ritorno alla normalità, della sua rapidità e delle isteresi (rallentamenti) in alcuni ambiti/attività.

Non solo, con il Process Mining è anche possibile monitorare i cicli amministrativi, evidenziando situazioni di rischio negli incassi e situazioni di potenzialità di slittamenti motivati dei pagamenti ai fornitori in caso di ritardate consegne.

Ancora più di impatto la possibilità di monitorare l’intera supply chain, evidenziando fornitori a rischio (in base alla diffusione del COVID-19 presso i plant produttivi) o interi comparti a rischio (es. una materia prima fortemente imperniata su una filiera produttiva bloccata dal COVID-19), e suggerendo fornitori/zone di approvvigionamento alternative non ancora o non più toccate dalla pandemia. Allo stesso modo la soluzione può supportare nella scelta di priorità delle forniture a monte della filiera nella logica di non bloccare clienti critici per la filiera laddove non si riescano ad accontentare tutti.

Alcuni Vendor hanno già reso pubblici kit di accelerazione su diversi casi d’uso collegati al COVID-19 (es. https://www.celonis.com/solutions/covid19-customer-care/).


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